কক্সবাজারে সফল অফিস ট্যুর ও কোম্পানি রিট্রিটের পরিকল্পনা

কক্সবাজারে অফিস ট্যুর হতে পারে পুরো বছরে আপনার টিমের সেরা কয়েকটি দিন, আবার হতে পারে দেরিতে ছাড়া কোচ, ঠান্ডা খাবার আর রুম ভাগাভাগি নিয়ে তর্কে ভরা ক্লান্তিকর এক যাত্রা। পার্থক্যটা প্রায় কখনোই গন্তব্যের নয়, বরং আগের কয়েক সপ্তাহের পরিকল্পনার। এমন একটি রিট্রিট কীভাবে সাজাবেন, যেখান থেকে সবাই সত্যিই সতেজ হয়ে ফেরে, সেটাই এখানে।

শুরু করুন দল আর উদ্দেশ্য দিয়ে

হোটেল দেখার আগে ম্যানেজমেন্টের কাছ থেকে দুটি উত্তর নিয়ে নিন: কতজন যাবেন, আর ট্যুরের উদ্দেশ্য কী। সেলস টিমের পুরস্কার ভ্রমণে দরকার অবসর সময় আর একটা ভালো ডিনার। স্ট্র্যাটেজি রিট্রিটে দরকার নিরিবিলি মিটিং রুম আর গোছানো এজেন্ডা। পরিবারসহ পুরো অফিসের ভ্রমণে দরকার শিশুবান্ধব রুম আর সহজ অ্যাক্টিভিটি।

দলের আকারই বাকি সবকিছু ঠিক করে দেয়। মোটামুটি বিশজন পর্যন্ত সাধারণত এক হোটেলে, এক টেবিলে খুব ঝামেলা ছাড়াই সামলানো যায়। বড় দলের জন্য আগেভাগে রুম ব্লক, একাধিক গাড়ি আর প্রতিবার রওনার সময় গুনে দেখার একজন মানুষ লাগে। প্রথম দিন থেকেই প্রত্যেকের নাম এনআইডি বা পাসপোর্টে যেমন আছে হুবহু তেমন সংগ্রহ করুন, কারণ বিমানের টিকেটে সেটাই লাগবে।

ফ্লাইট, কোচ নাকি ট্রেন

একটাই সঠিক উত্তর নেই। নির্ভর করে সময়, বাজেট আর ভ্রমণের কতটা অংশ পথে কাটাতে চান তার ওপর।

• ঢাকা থেকে ফ্লাইট সবচেয়ে দ্রুত, সৈকতে সবচেয়ে বেশি সময় দেয়। ছোট রিট্রিট আর সিনিয়র টিমের জন্য ভালো, তবে জনপ্রিয় তারিখে গ্রুপ সিট দ্রুত শেষ হয়ে যায়, তাই তারিখ ঠিক হলেই বুক করুন।
• রাতের এসি কোচ অফিস ট্যুরের চিরচেনা পছন্দ। পুরো কোচ ভাড়া নিলে এক জায়গা থেকে ওঠা, নিজেদের সময়সূচি আর একটা উৎসবের আমেজ মেলে। মনে রাখবেন, সবাই ক্লান্ত হয়ে পৌঁছাবেন, তাই প্রথম সকালটা হালকা রাখুন।
• ঢাকা থেকে ট্রেন আরেকটি বিকল্প, অনেকে এটা উপভোগও করেন। ব্যস্ত মৌসুমে আসন পাওয়া কঠিন হতে পারে, তাই শেষ মুহূর্তের ভরসা না ভেবে আগেভাগে নিশ্চিত করার পরিকল্পনা হিসেবে ধরুন।

মিশ্র পরিকল্পনাও কাজ করে: সিনিয়ররা উড়ে যান, বাকিরা কোচে, আর প্রথম ডিনারে সবাই একসঙ্গে।

সঠিক হোটেল বাছাই

কাজের রিট্রিটে সমুদ্রের দৃশ্যের মতোই গুরুত্বপূর্ণ মিটিংয়ের জায়গা। প্রজেক্টর, ভরসাযোগ্য ওয়াই-ফাই আর সাউন্ড সিস্টেমসহ হল বা কনফারেন্স রুম চান, আর দেখে নিন আপনার দরকারি সময়টুকু সেটা খালি আছে কি না। নিরিবিলি পরিবেশও জরুরি: ব্যস্ত রেস্তোরাঁর ওপরের রুমে পরিকল্পনা সভা চলে না।

লিখিতভাবে আরও যা নিশ্চিত করবেন: রুম কীভাবে ভাগ হবে, নাশতা অন্তর্ভুক্ত কি না, গ্রুপ ডিনারের জন্য আলাদা জায়গা, আর হোটেল থেকে সৈকত কত দূরে। কলাতলী আর মেরিন ড্রাইভের দিকের হোটেলগুলো সাধারণত লাবণী ও সুগন্ধা পয়েন্টের ব্যস্ত অংশের চেয়ে শান্ত।

সৈকত আর মেরিন ড্রাইভে টিম অ্যাক্টিভিটি

সেরা অ্যাক্টিভিটিগুলোতে সরঞ্জাম লাগে কম, আর সব ধরনের ফিটনেসের মানুষ অংশ নিতে পারেন।

1. ভোরের সৈকত সেশন: রোদ কড়া হওয়ার আগে দড়ি টানাটানি, রিলে দৌড় বা বিচ ফুটবল।
2. মেরিন ড্রাইভের দিন: উপকূলীয় সড়ক ধরে হিমছড়ি আর ইনানী পর্যন্ত দলবেঁধে যাত্রা, ছবি তোলার বিরতি আর ইনানীর পাথুরে সৈকত।
3. সূর্যাস্তের সময়টুকু: একটা সন্ধ্যা কোনো কর্মসূচি ছাড়া রাখুন, যাতে সবাই শুধু একসঙ্গে সৈকতে হাঁটতে পারেন।
4. সি-ফুড বা বারবিকিউ ডিনার: যে রাতটা সবার সবচেয়ে বেশি মনে থাকে। আগেই বুক করুন আর মেনু নিশ্চিত করুন, মাছ খান না এমন সহকর্মীদের বিকল্পসহ।

সবাইকে মনে করিয়ে দিন, শুধু লাইফগার্ড পয়েন্টের কাছে নামবেন আর সৈকতের পতাকার নির্দেশ মানবেন। বঙ্গোপসাগরে জোরালো স্রোত থাকতে পারে, আর অফিস ট্যুর ঝুঁকি নেওয়ার জায়গা নয়।

মাথাপিছু বাজেট, আর কে কী দায়িত্বে

যাতায়াত, রুম, খাবার, মিটিং রুম, স্থানীয় গাড়ি, অ্যাক্টিভিটি আর অপ্রত্যাশিত খরচের জন্য ছোট একটা বাড়তি অংশ যোগ করে মোট খরচকে দলের সদস্যসংখ্যা দিয়ে ভাগ করুন, পেয়ে যাবেন মাথাপিছু হিসাব। আগেই ঠিক করে নিন কোন খরচ কোম্পানির আর কোনটা ব্যক্তিগত, যেমন কেনাকাটা বা বাড়তি পানীয়, যাতে শেষ দিনে অস্বস্তিকর আলাপ না হয়।

তারপর স্পষ্ট দায়িত্ব ভাগ করে দিন:

• একজন ট্রিপ লিড, যিনি হোটেল আর ট্রাভেল এজেন্টের সঙ্গে যোগাযোগ রাখবেন।
• একজন ফাইন্যান্সের দায়িত্বে, যিনি খরচ আর রসিদের হিসাব রাখবেন।
• একজন অ্যাক্টিভিটির দায়িত্বে, যিনি কর্মসূচি চালাবেন আর সময় মেনে চলবেন।
• একজন হেডকাউন্টের দায়িত্বে, প্রতিটি বাস, ফ্লাইট আর বোর্ডিংয়ের সময়।

রওনার আগে সময়, রুম নম্বর আর ট্রিপ লিডের নামসহ এক পাতার একটা ভ্রমণসূচি সবার সঙ্গে শেয়ার করুন। নইলে যে প্রশ্নগুলো আসত, তার অর্ধেকের উত্তর ওতেই মিলে যাবে।

গ্রুপ ফ্লাইট বা ভাড়া করা কোচ থেকে শুরু করে হোটেলের রুম ব্লক, মিটিং রুম আর স্থানীয় যাতায়াত পর্যন্ত পুরো রিট্রিটের পরিকল্পনা ও বুকিং করতে পারে সফটওয়ে ট্রাভেলস। আমাদের কক্সবাজার প্যাকেজ বা বিজনেস ট্রাভেল সেবা দেখে নিন, তারপর আপনার তারিখ আর দলের আকার আমাদের জানান।