বাংলাদেশের প্রতিষ্ঠানগুলো কেন বিজনেস ট্রাভেল পার্টনার নেয়

ঢাকার অনেক অফিসে ব্যবসায়িক ভ্রমণ এখনো চলে আন্তরিকতার ওপর ভর করে। অ্যাডমিনের কেউ দুপুরের বিরতিতে ভাড়া খোঁজেন, কোনো ম্যানেজার হোয়াটসঅ্যাপে হোটেলের লিংক পাঠান, আর মাসের শেষে হিসাব বিভাগ রসিদের পেছনে ছোটে। এভাবে চলে, যতক্ষণ না এক সপ্তাহে হঠাৎ তিনজনকে ফ্লাইট ধরতে হয়, ভিসার অ্যাপয়েন্টমেন্ট ক্লায়েন্ট মিটিংয়ের সঙ্গে মিলে যায়, বা টিকেট বদলাতে গিয়ে সাশ্রয়ের পুরোটাই চলে যায়। সাধারণত তখনই প্রতিষ্ঠানগুলো একজন ট্রাভেল পার্টনার খুঁজতে শুরু করে।

প্রতিটি ভ্রমণের জন্য একজন যোগাযোগকারী

সবচেয়ে বড় পরিবর্তনটা সহজ: সবাই জানেন কাকে ফোন করতে হবে। প্রত্যেকে নিজে নিজে বুক না করে অনুরোধ যায় একজন অ্যাকাউন্ট ম্যানেজার বা একটি দলের কাছে, যাঁরা আপনার প্রতিষ্ঠান, পছন্দের এয়ারলাইন আর অনুমোদনের নিয়ম আগে থেকেই জানেন। তাঁদের কাছে থাকে প্রত্যেক ভ্রমণকারীর প্রোফাইল, পাসপোর্টের তথ্য, খাবার আর আসনের পছন্দসহ, তাই প্রতিবার বুকিংয়ে একই তথ্য টাইপ করতে হয় না।

কিছু গোলমাল হলে, যেমন দুবাইয়ে কানেকটিং ফ্লাইট বাতিল বা দেরির কারণে মিটিং মিস হওয়ার আশঙ্কা, ভ্রমণকারীর হাতে থাকে মেসেজ করার মতো একজন মানুষ, ভিন্ন টাইম জোনের কোনো এয়ারলাইন কল সেন্টার নয়।

এমন ভ্রমণ নীতি, যা সবাই মানেন

ভ্রমণ নীতি মোটা কোনো দলিল হওয়ার দরকার নেই। দরকার কয়েকটি স্পষ্ট প্রশ্নের উত্তর, আর একজন ভালো পার্টনার তা লিখতে সাহায্য করবে এবং প্রতিটি বুকিংয়ে তা মেনে চলবে:

• কোন পদের জন্য কোন ক্লাস, আর কত লম্বা ফ্লাইটে
• সাধারণত কত দিন আগে ভ্রমণ বুক করা উচিত
• বেশি যাওয়া হয় এমন শহরগুলোতে হোটেলের মান ও পছন্দের এলাকা
• কে ভ্রমণ অনুমোদন করবেন, আর ব্যতিক্রম অনুমোদন করবেন কে
• দৈনিক ভাতা আর খরচের মধ্যে কী কী পড়ে

নীতিটা একবার লিখিত হয়ে গেলে প্রতিটি ভ্রমণে আর দর-কষাকষির প্রশ্ন থাকে না। ভ্রমণকারীরা জানেন কী আশা করবেন, আর ম্যানেজারদের বারবার একই সিদ্ধান্ত নিতে হয় না।

নমনীয় ভাড়া আর শেষ মুহূর্তের পরিবর্তন

ব্যবসার পরিকল্পনা বদলায়। মিটিং একদিন পিছিয়ে যায়, ফ্যাক্টরি অডিট লম্বা হয়, ক্রেতা রাতের খাবারে থেকে যেতে বলেন। পর্দায় দেখা সবচেয়ে সস্তা টিকেটটাই বদলাতে গেলে প্রায়ই সবচেয়ে দামি হয়ে দাঁড়ায়।

একজন ট্রাভেল পার্টনার বুকিংয়ের আগে ফেয়ার রুল পড়ে দেখেন: টিকেট বদলানো যায় কি না, পরিবর্তন বা রিফান্ডে মোটামুটি কত খরচ হতে পারে, আর অন্তর্ভুক্ত ব্যাগেজ ভ্রমণের সঙ্গে মানানসই কি না। নিয়মিত রুটে একটু বেশি নমনীয় ভাড়াকে মানদণ্ড ধরলে অনেক সময় লাভই হয়। পরিবর্তন দরকার হলে পার্টনারই রিবুকিং আর টিকেট রিইস্যু সামলান, অনেক সময় ভ্রমণকারী মিটিংয়ে থাকতেই।

সঠিক ভাড়া সবসময় সবচেয়ে সস্তাটা নয়। সঠিক ভাড়া সেটাই, যা পরিকল্পনা বদলালেও কাজে লাগে।

ভিসার চিঠি ও কাগজপত্র

অনেক দেশে যেতে বাংলাদেশি ব্যবসায়িক ভ্রমণকারীদের ভিসা লাগে, আর কাগজপত্রে সময় লাগে। আবেদনে সাধারণত চাওয়া হয় আয়োজক প্রতিষ্ঠানের আমন্ত্রণপত্র, নিজের প্রতিষ্ঠানের চিঠি যেখানে ভ্রমণ ও আপনার পদের উল্লেখ থাকে, সাম্প্রতিক ব্যাংক স্টেটমেন্ট, আর নিশ্চিত টিকেট ও হোটেল বুকিং। দেশভেদে শর্ত আলাদা, আর প্রায়ই বদলায়।

একজন পার্টনার আপনার দলের যাতায়াতের দেশগুলোর জন্য একটি চেকলিস্ট রাখেন, অ্যাপয়েন্টমেন্ট পাওয়া কঠিন হলে আগে শুরু করতে মনে করিয়ে দেন, আর দূতাবাস সাধারণত যে ফরম্যাটে চায় সেভাবে সহায়ক চিঠি তৈরি করেন। সফটওয়ে ট্রাভেলস গত বছরের তালিকার ওপর ভরসা না করে প্রতিটি ভিসা আবেদনের জন্য হালনাগাদ শর্ত যাচাই করে।

ইনভয়েস, রিপোর্ট আর কীভাবে শুরু করবেন

হিসাব বিভাগের কাছে এই অংশটাই সবচেয়ে প্রিয় হয়। আলাদা আলাদা রসিদের স্তূপের বদলে সাধারণত একত্রিত ইনভয়েসের ব্যবস্থা করা যায়, যেখানে প্রতিটি বুকিং ভ্রমণকারী, বিভাগ বা প্রকল্প ধরে চিহ্নিত থাকে। নিয়মিত রিপোর্টে দেখা যায় টাকা কোথায় গেল, কোন রুটে বেশি যাওয়া হয়, আর নীতি কতবার মানা হলো; ফলে পরের বছরের ভ্রমণ বাজেট করা অনেক সহজ হয়।

শুরু করতে যতটা খাটুনি ভাবা হয়, আসলে ততটা নয়:

1. নিয়মিত ভ্রমণকারীদের তালিকা আর তাঁদের বেশি যাওয়া রুটগুলো জানান
2. ভ্রমণ নীতি আর অনুমোদনের ধাপ ঠিক করুন
3. বুকিংয়ের অনুরোধ কীভাবে যাবে ঠিক করুন, যেমন একটি শেয়ার করা ইমেইল ঠিকানায়
4. ইনভয়েস, পেমেন্টের শর্ত আর রিপোর্টের ফরম্যাট নিয়ে একমত হোন
5. এক-দুই মাস চালিয়ে দেখুন, তারপর কোথায় বদল দরকার তা পর্যালোচনা করুন

সফটওয়ে ট্রাভেলস একটি বিজনেস ট্রাভেল অ্যাকাউন্টের মাধ্যমে আপনার দলের ফ্লাইট, হোটেল, ভিসা আর পরিবর্তন সামলাতে পারে। আপনার প্রতিষ্ঠান কীভাবে ভ্রমণ করে জানালে আমরা মানানসই একটি ব্যবস্থার পরামর্শ দেব।